Alles draait om de boodschap!

Het draait allemaal om dé boodschap! 
‘Eerst de boodschap, dan de vraag!', dat is de belangrijke one-liner die is blijven hangen bij de vorige bijeenkomst in januari 2014. Hier moest een vervolg aan worden gegeven vond iedereen en dat deed Congress Company door weer een klantendag te organiseren over de wijze waarop je je op een Beurs of expositie presenteert. Deelname aan de jaarlijkse klantendag is gratis en wordt georganiseerd voor relaties uit de farmaceutische industrie,  medische industrie,  verenigingsbestuur en associatie management.
 
Breng je boodschap op een creatieve manier.
Angeline Bommer, directeur van Congress Company, opent het minisymposium met algemene informatie over de diensten van de congresorganisator (PCO). Angeline prikkelt de deelnemers door hen de diensten van de PCO te tonen in de vorm van een speedcartoon. Hoe leuk is dit en wat een verassende manier om je boodschap onder de aandacht te brengen. 
Angeline haalt twee verassende voorbeelden aan van kennisoverdracht op de beursvloer. Beide voorbeelden heeft ze de week ervoor opgedaan op de expositie van de ASCO in Chicago (groot oncologiecongres). Centraal staat de interactieve vorm van communicatie met de doelgroep. Een 3D foto van jezelf tussen zwevende moleculen of een interactieve glazen bol met antwoorden op al je vragen. Zorg dat je de deelnemer nieuwsgierig maakt of prikkelt. Met wil dingen aanrakken, voelen of beleven. Breng je boodschap op een creatieve manier.
 
Vermijd ruis rondom je boodschap.
Patrick Geurts van Laarhoven Design neemt de deelnemers mee in het belang van een goede briefing. Exposanten hebben blijkbaar moeite met het opstellen van een goed briefingsdocument. Want wat is nu je boodschap? Wat wil je bereiken met je beursdeelname?
 
Volgens Patrick zijn er 8 punten die je als exposant moet kunnen beantwoorden. Op tafel heeft Patrick een kaartspel gelegd. Daarin de nodige kreten en afbeeldingen die associaties met de kreten moeten oproepen. Wat voor de één een betrouwbaar en innovatief is heeft voor de ander een heel andere betekenis. Hoe duidelijk is je briefing? Patrick toont een mooi filmpje waarin het ontwerp van ene stopbord centraal staat. Duidelijk is de eerste vorm met alleen de letters STOP. Maar naarmate het proces vordert komen er steeds meer wensen van de opdrachtgever bij. De kern van het verhaal is dat steeds meer details de uiteindelijke boodschap onduidelijk maken.
 
Probeer de volgende punten te omschrijven voor je deelname aan een beurs of een congres; Doel, Doelgroep, Boodschap, Functioneel, Creatief, Planning, Budget en Bijzonderheden. Zorg dat je als team op één lijn komt te zitten bij de omschrijving van deze punten. Vermijd ruis rondom je boodschap!
 
Je boodschap op de beurs.
Hoe maak ik nu dat contact met die bezoeker? Hoe breng ik dat gesprek tot stand? Koffie is een optie, standbemanningstraining ook. Maar kijk eens wat je op een kleine ruimte kunt doen. Schoenpoetser? 3d tekening? augmented reality? Paul Gruijthuijsen, senior account manager van Congress Company heeft voor de deelnemers de nodige suggesties om in gesprek te komen om je boodschap over te brengen.
 
Volgens Bram is de stand het centrale punt in je gehele communicatietraject rondom het congres. Zie het als het centrale radertje waaraan de keuze voor de folder, de website en allerlei uitingen hangen. Het bepaalt je DNA (De Noodzakelijke Aanpak).
 
Bram geeft tips over het communicatietraject voorafgaand aan het congres en noemt enige opties zoals advertenties in de vooraankondiging, de app of via social media. Pak de communicatie met je doelgroep, de deelnemers, op als ongoing traject. Waarom alleen tijdens het congres? Er zijn ook nog zoveel mogelijkheden om je boodschap te zenden voor en na het congres. Bijvoorbeeld de videonieuwsbrief. Een kort filmpje dat opgenomen wordt in de congresaankondiging in digitale vorm. 
 
Bram vraagt de deelnemers om een reactie en opent daarmee een mooie discussie met alle aanwezigen over wat je eigenlijk allemaal moet doen om in contact te komen met de congresdeelnemer. Heeft het nog wel zin om aanwezig te zijn op een congres? De veelgehoorde ervaring dat deelnemers met mate interesse tonen in de aanwezige stands komt ook hier weer naar voren. De tendens die alle aanwezigen zien is dat het participeren door de industrie bij het leveren van content voor het congres de overhand moet krijgen boven het leveren van gastvrijheid. Opleiding in plaats van koffie is de verschuiving. De boodschap blijft hetzelfde maar wordt anders gebracht.
 
Alles draait om de boodschap!
 
 
Categorie: 
Sponsoring

Reacties

Reactie toevoegen